Trabajo de Evaluación: Análisis de planes alternativos

Análisis de planes alternativos (ERATO)

Del segundo congreso nacional de estudiantes de psicología

1.    Cancelación de los talleristas.

E = Firmando un contrato.

R = Hacer un pago adelantado pero solo una parte del pago total.

A = Teniendo otra opción o suplente para impartir el taller.

T = Establecer en el contrato una cláusula donde se especifique que si el tallerista cancela nos pagará los gastos de traslado y regresará el pago adelantado.

O = Traer un tallerista que sea de la región y que sea responsable.

2.    Que no se inscriban los asistentes contemplados al congreso. (R = 28)

E = Ofrecer temas atractivos y de interés con talleristas preparados.

R = Difundiendo mucha publicidad del congreso.

A = Ofrecer paquetes económicos de último momento.

T = Guardando un fondo auxiliar.

O = Informándonos sobre el promedio de inscripciones de los asistentes y dando la suficiente publicidad.

3.    Que no alcance el material (kit) para los asistentes.

E = Comprando el suficiente material para los asistentes inscritos.

R = Tener el control de cuantos asistentes habrá y cuanto material se utilizara.

A = Comprar un material más económico de emergencia.

T = Sociedad de alumnos.

O = Conocer el promedio de inscripciones de los asistentes para saber cuánto material se utilizara.

4.    Que se retrasen los tiempos de las conferencias y los talleres. (R = 56)

E = Tener una buena planeación con tiempos definidos.

R = Llevar una buena organización de los tiempos.

A = Reducir los tiempos de otras actividades.

T = Reducir el tiempo de las conferencias y talleres.

O = Conocer los tiempos y horas de cada actividad.

5.    Que el equipo de sonido y técnico deje de funcionar o tenga alguna falla.

(R = 48)

E = Contar con un equipo de sonido de alta calidad.

R = Haciendo pruebas de sonido.

A = Reemplazando el equipo de sonido o técnico por otro alternativo.

T = Al encargado de sistemas de ITSON.

O = Conocer la calidad de los equipos de sonido y técnico.

6.    Error en las impresiones de los programa.

E = Realizando minuciosamente el programa antes de imprimirlo.

R = Revisando minuciosamente el programa antes de imprimirlo.

A = Volver a imprimir el programa correctamente.

T = Que las nuevas impresiones las pague el que elaboró el programa.

O = Tener toda la información correcta del programa y revisarlo antes de imprimirlo.

7.    Error en los datos de las constancias.

E = Realizar cuidadosamente las constancias y tener los datos correctos.

R = Revisar los datos de los asistentes de las constancias antes de imprimirlas.

A = Corregir las constancias nuevamente y volverlas a imprimir.

T = Que las nuevas impresiones las pague la persona que elaboró el programa.

O = Tener correctamente los nombres de los asistentes y revisar los datos de las constancias antes de imprimirlas.

8.    Extraviar material o equipo de sonido.

E = Guardandolo en algún lugar seguro.

R = Revisar constantemente que el equipo de sonido está en su lugar.

A = Comprar un equipo de sonido nuevo.

T = Que el encargado de guardar el equipo de sonido pague el nuevo equipo.

O = Guardando bajo llave el equipo de sonido.

9.    Exceso de inscritos en talleres por la mala administración y organización.

E = Tener un límite de los alumnos inscritos por cada taller.

R = Realizar un conteo constante de los alumnos inscritos.

A = Extender un poco más el límite de los alumnos en cada taller o distribuir a los alumnos en otros talleres.

T = Transferirlos a otro taller donde no esté tan saturado.

O = Tener un límite y control de los alumnos inscritos.

10. Cancelación de la música del evento.

E = Firmando un contrato de compromiso.

R = Contratando a una agrupación que sea responsable y dar solamente un pago inicial.

A = Poner un equipo de sonido.

T = Informando que el grupo de música canceló.

O = Saber que grupos musicales son responsables y utilizar un equipo de sonido utilizado en el congreso en caso de una cancelación por parte del grupo musical.

Trabajo de Evaluacion: Analisis de riesgos

Análisis de riesgos

Del segundo congreso nacional de estudiantes de psicología

1.    Cancelación de los talleristas.

R = 3 * 9 = 27

2.    Que no se inscriban los asistentes contemplados al congreso.

R = 4 * 7 = 28

3.    Que no alcance el material (kit) para los asistentes.

R = 2 * 4 = 8

4.    Que se retrasen los tiempos de las conferencias y los talleres.

      R = 8 * 7 = 56

5.    Que el equipo de sonido y técnico deje de funcionar o tenga alguna falla.

R = 8 * 6 = 48

6.    Error en las impresiones de los programa.

     R = 2 * 3 = 6

7.    Error en los datos de las constancias.

R = 4 * 3 = 12

8.    Extraviar material o equipo de sonido.

R = 3 * 7 = 21

9.    Exceso de inscritos en talleres por la mala administración y organización.

R = 2 * 8 = 16

10. Cancelación de la música del evento.

R = 2 * 9 = 18

WBS

Preparación del segundo congreso nacional de estudiantes de psicología (ANTES)

1. Elección de temas

1.1 Realización de sondeo

1.2 Talleres

1.3 Conferencias

2. Talleristas

2.1  Elegir talleristas

2.2 Contactarlos y contratarlos

3. Publicidad

3.1 Tríptico

    3.1.1 Programa

             3.1.1.1 Horarios

  3.1.1.2 Temas

             3.1.1.3 Lugares

             3.1.1.4 Logo

3.2 Redes sociales

3.2.1 Programa

3.2.1.1 Horarios

3.2.1.2 Temas

3.2.1.3 Lugares

3.2.1.4 Logo

4. Costos

4.1 Del congreso

4.2 Por persona

4.3 Talleristas y conferencistas

5. Lugar y Horarios

5.1 Duración de conferencias y talleres

5.2 Buscar lugar adecuado y rentarlo

5.3 Horario inicio y termino del congreso

6. Duración

6.1 Del evento 3 días

6.2 Planeación 2 meses y medio

7. Kit de entrega al alumno inscrito

7.1 Playera

7.2 Carpeta

7.3 Plumas

7.4  Hojas blancas

8. Reservaciones

8.1 Hacer convenio con el hotel

8.2 De las instalaciones del congreso

9. Constancias

9.1 Elaboración de constancias

9.1.1 Recolección de datos para la elaboración

9.2 Reunión de firmas

10. Logística

10.1 Conseguir cañones

10.2 Conseguir equipo de sonido

11. Eventos sociales

11.1 Baile al aire libre

11.1.1 Reservación del lugar

11.1.2 Reservación de la música

11.2 Evento cultural y de clausura

11.2.1 Reservación del lugar

11.2.2 Reservación de la música

WBS

Realización del segundo congreso nacional de estudiantes de psicología (DURANTE)

1. Alumnos

                        1.1 Registro

                               1.1.1 Congreso

                               1.1.2 Hotel

                        1.2 Recoger material

                                   1.2.1 Carpeta

                                   1.2.2 Hojas blancas

                                   1.2.3 Pluma

                                   1.2.4 Camiseta

                        1.3 Asistir a Talleres y conferencias

                                   1.3.1 Iniciar a la hora establecida

2. Talleristas y conferencistas

            2.1 Instalarlos en hotel

            2.2 Impartir talleres y conferencias

                        2.2.1 Temas Preparados

                        2.2.2 Trasladarlos al lugar

3. Eventos Sociales

                        3.1 Baile al aire libre

                        3.2 Evento cultural y clausura

4. Logística

                        4.1 Talleres

                                   4.1.1 Sonido

                                   4.1.2 Entrega de constancias para talleristas

                                   4.1.3 Listas de asistencias

                        4.2 Break

                                   4.2.1 Bocadillos

                                   4.2.2 Bebidas

5. Hotel

5.1 Desocupar talleristas y conferencistas

5.2 Desocupar alumnos

WBS

Entregables después del segundo congreso nacional de estudiantes de psicología (Después)

1.  Desocupar el lugar donde fue el congreso

1.1 Dejar las instalaciones en buenas condiciones

1.2 Recoger todo el material que quedo

1.3 Recoger el equipo de sonido

2.  Entregar el material utilizado

2.1  Entregar el equipo de sonido

3. Entrega de constancias a alumnos

            3.1 Hacer las constancias

                        3.1.1 Recolección de datos de los asistentes

            3.2 Reunir de firmar para constancias

3.3 Entregarlas

4. Finalizar los pagos

            4.1 Pago final de las instalaciones

            4.2 Pago final a los talleristas

            4.3 Pago final a los congresistas

Diagrama de Alcance

 

Alcance: Planear el 2do congreso nacional de estudiantes de psicología para 250 alumnos con 9 talleres, 5 conferencias y 2 eventos sociales en un local amplio para los alumnos, con excelentes conferencistas  y talleristas en Álamos, Sonora.

Tiempo: La elaboración del congreso será del 18 de Septiembre al 16 de Noviembre del 2012.

Costo: El carnet tendrá un costo de 350 pesos para el alumno ponente, a 400 pesos para el alumno y para el profesionista ponente y 450 pesos para el profesionista. El carnet incluirá un taller, todas las conferencias, carpeta y materiales, camiseta, coffee break, transporte de ida y de regreso los tres días. El carnet completo será de 1350 pesos incluyendo las 3 noches de hotel en equipos de cuatro personas, alberca, desayuno, comida, carnet y dos eventos sociales en hacienda las flores y las delicias. Los que no compren el carnet completo podrán pagar 50 pesos extra para asistir a los eventos para invertirlo en botanas y refrescos.

 En el hotel donde se hospedan los asistentes, Hotel San Juan el costo es de 500 pesos por cuarto para cuatro personas incluyendo comidas y desayunos que aproximadamente cada desayuno o comida sale en 60 pesos pero por pagar el cuarto se incluirá en el paquete.

 Para traer a los talleristas se gastaran por cada uno un promedio de 600 pesos por transportarlos de ida y de vuelta, el tallerista se queda una noche y con el hospedaje del cuarto del hotel y comidas se gastará un total de 1200 pesos por cada tallerista.

 En total el congreso tendrá un costo de 100,000 pesos en el cual 40,000 aportarán patrocinadores y 60,000 la institución.

Riesgos: Los riesgos podrían ser la inasistencias de los conferencistas y talleristas, la mala administracion del dinero, la mala organizacion y que no alcance el tiempo para elaborar el congreso.

Abastecimiento: El reemplazo de los conferencistas y talleristas, tener un material más económico de papelería y tener en cantidad necesaria los alimentos aperitivos y bebidas.

Recursos Humanos: El equipo de trabajo que se encargará de elaborar el congreso, la sociedad de alumnos de la carrera de psicología y el coordinador de la carrera de psicología y los patrocinadores.

Comunicacion: Comunicacion entre patrocinadores y el cliente (coordinador de la carrera de psicología), la sociedad de alumnos y el gerente (equipo de trabajo que elaborarán el congreso).